电算化管理中内部控制问题
电算化管理中内部控制问题 在会计电算化中,内部控制由人工控制变为人和计算机共同控制,原有的内 部控制已无法适应会计电算化信息系统的要求。可以说,任何一家实现电算化的 企业 、事业单位或其他 经济 组织,不论其规模大小和业务性质,不论其采取何种 会计工作组织程序,在其会计业务处理中,总是不同程度、不同方面地存在着一定 的内部控制问题。一、当前企业电算化管理中内部控制存在问题 1.会计电算化人员素质有待提高。
目前,普遍存在的较低的人员素质,使会计软件的许多功能得不到充分利用, 更谈不上根据实际工作情况进行二次开发,从而使会计软件中固有的一些内部控 制措施得不到落实。
2.通用会计软件安全控制功能不完善。
(1)软件安全性与保密性差。
作为财务软件的加密,目前主要是对软件系统而言,财务软件公司只考虑自 身的经济利益,防止盗版,但对用户会计数据保密性、安全性涉及不多。另外,数据 库缺少必要的加密措施,可以很方便的从外部打开修改。
(2)各核算模块缺乏衔接致使内部控制难度大。
总账、固定资产、工资等模块间数据不能顺利地相互传递,以实现自动转 账、相关查询等功能,不能做到无缝连接,因此也就无法充分发挥计算机在数据处 理上的先进性。由于电算化会计信息系统的一体化系统模式尚未建立,各子系统 间会计数据不能完全实现系统内部自动转换数据,多数子系统仍然建立在直接使 用基础数据的基础上。这不仅增加了数据输入的工作量,而且因为由人工核算、 人工输入等人为因素,增加了出错机率,也加大了内部控制的难度。
(3)已有的功能不符合内部控制的要求。
在电算化会计信息系统中,存贮在磁性介质中的会计信息有被篡改而不留 下痕迹的特点。同时,商品化会计软件设置了一些不应有的功能,使不少必要的程序控制失效。这不仅会误导会计人员的思想认识,甚至会造成一些不应有的依赖 习惯。更为严重的是,软件的不规范之处还给不法之徒提供作案机会。
(4)软件的实用性不足。
企业在选购财务软件时缺乏前瞻性,随着经济与企业的 发展 ,原有的财务 软件在功能上已不能适应新形势的要求,而企业又没有及时对原有系统给予改进, 从而使相关的内部控制得不到保障。
3.电算化会计基础管理工作薄弱。
(1)职责分离执行不力。
实施电算化会计后,企业财务处工作人员的职责分工仍与手工模式下相同, 只是增加了系统维护人员岗位,没有制定新的岗位责任制度。虽然通过设定密码 的方式实现了操作权限控制,但由于职责不明确,从而使越权操作成为可能。如系 统维护人员可以随时接触系统,甚至顶班操作,增加其利用对程序的了解及编程技 术作案的机会。
(2)操作过程中存在风险。
由于没有制订相应的控制措施和缺少监督,没有严格限制未经授权的人接 触电算化系统,对于玩忽职守的情况,难以明确追究相应的责任。
(3)维护过程中存在风险。
系统日常维护主要解决在日常操作中计算机硬件、软件一些简单故障。企 业在对系统日常维护过程中,常常是出了问题就由工作人员直接通知维护人员进 行维护,没有严格的申报和测试验收制度,维护过程也不做相应记录。
(4)档案保管中存在的问题。
第一是对电算化档案重要性的认识不到位,造成档案管理内容不全;第二是 会计档案没有严格执行分人分地保管,存在较大的隐患;第三是数据备份存在偏差。
虽然对数据进行备份,但不能坚持定期备份。如果出现计算机故障就可能导致数 据的丢失。对数据没有定期检查,缺乏针对突发问题而采取的补救措施。另外,软 件目前只支持软盘备份,难以克服磁盘容量小、寿命短、稳定性差等缺陷;第四是 没有建立和执行计算机病毒的防范管理制度,多次出现由于软盘使用不当使系统数据被病毒破坏的情况。
4.缺乏电算化内部审计监督。
内部审计是内部控制的重要措施。内部审计人员应对电算化会计系统的管 理及控制制度进行研究和评价,指出其薄弱环节,提出改善意见,促使被审单位(部 门)加强电算化会计系统的管理和控制。但是,该学院对于电算化会计系统缺乏有 效的内部审计监督制度。
二、完善企业会计电算化管理内部控制的措施 1.提高电算化会计人员素质水平。
会计电算化内部控制能否起到应有的作用,很大程度上取决于会计人员的 质素。会计电算化给会计工作增添了新内容,从各方面要求会计人员提高自身素 质,更新知识结构。
2.加强软件使用与管理。
(1)建立电算化操作控制制度。
明确规定上机操作人员对 会计 软件的操作工作内容和权限,对操作密码 要严格管理,指定专人定期更换密码,杜绝未经授权人员操作会计软件;预防已输 入 计算 机的凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿;操作人员离 开机房前,应执行相应命令退出会计软件;根据本单位实际情况,由专人保存必要 的上机操作记录,记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。
(2)建立计算机管理制度。
保证机房设备安全和计算机正常运行是进行电算化会计的前提条件,要经 常对有关设备进行保养,保持机房和设备的整洁,防止意外事故的发生;确保会计 数据和会计软件的安全保密,防止对数据和软件的非法修改和删除;对磁性介质存 放的数据要保存双备份;对正在使用的会计软件进行修改,对通过用会计软件进行 升版和计算机硬件设备进行更换等工作,要有一定的审批手续;在软件修改、升版 和硬件更换过程中,要保证实际会计数据的连续和安全,并由有关人员进行监督;
健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施,保证会计数据的完整性。
3.重视会计软件的选择。
在电算化会计条件下,会计核算和管理的质量取决于会计软件质量。因此,为了建立健全电算化内部控制系统的内部控制,就必须要重视会计软件的选择工 作,要从运用、通用、安全、易用等多角度选择软件。