基层林业单位档案管理论文
基层林业单位档案管理论文 林业单位档案管理工作是指根据集中统一管理原则,对林业单位收集、整 理与保管的林业资料进行立卷归档工作。需要归档的林业档案资料包括林业科研 计划、林业重点项目规划、林业单位管理制度条例、林业单位统计报表、林业单 位出版的学术报告与书籍、森林保护档案及施工设计图等。1基层林业单位在档案管理方面存在的问题 1.1档案管理意识薄弱。首先,基层林业单位的有关领导干部忽视了档案 管理的重要性,对于档案管理工作对促进政治经济、社会与科学文化等方面发展 所具有的参考价值欠缺正确的认知,从而造成档案管理工作缺乏系统的规划与落 实[1]。其次,档案管理人员工作态度消极,责任心不强,不能及时到各科室 与各部门收集需要归档的林业资料,致使档案资料不全。有些工作人员对收集后 的档案资料不进行及时的归档整理,导致大量资料内容不全或丢失,降低了档案 资料的价值与利用率。1.2人力物力投入不足。首先,很多基层林业单位都没有 设立专门的存档室、阅档室及档案室,室内也没有备齐专用的“六防”设备,使得 很多档案资料出现虫蛀、霉变、潮湿、字迹磨灭等情况,使得档案使用性较差。
还有些单位的林业档案夹不统一,致使档案混乱摆放等。其次,相关领导与干部 不加强对管理人才的培训与招聘。由于事业机关单位的档案资料管理是一项机密 性、政治性与专业性较强的工作,因此需要具备高政治素养与保密意识的专业人 才来进行归档与保管工作[2]。实地调查显示,很多基层林业单位所任用的档 案管理人员都是身兼数职,没有时间与精力进行系统化、科学化的归档与管理工 作,更多人员只是将需要归档的材料机械地放入档案袋中,并不对档案内容进行 鉴别、归档、分类与装订工作。1.3档案管理交接环节问题多。首先,档案在交 接时存在手续不严格的问题。根据档案管理制度的相关规定,档案交接是一项手 续严密、认真详实、责任重大的工作,档案管理人员在职位调动或请假或离岗时, 如果不严格按照交接手续进行办理,将会出现机密档案资料外泄、资料丢失等问 题。很多管理人员在交接时既不检查也不签字,忽视了档案交接工作的基本要求 与档案资料内容的重要价值。其次,档案交接工作存在不及时的问题,比如很多 人员的档案已经调离了原来的存档部门,但是仍旧有部分档案资料留置在存档部 门中,致使责任不明、界限不清,档案资料残缺不全。
2基层林业单位提升档案管理水平的有效策略 2.1提升基层林业单位的档案管理意识。首先,基层林业单位的各级领导要提高对档案管理的重视程度,充分意识到档案资料对林业发展的重要作用与价 值,推动档案管理工作制度化建设。其次,给予足够的经费支持,加强档案管理 的基础设施建设,积极引进优秀档案管理人才,从而提高档案管理工作质量,促 进档案管理工作稳定开展[3]。2.2完善档案管理制度,促进档案管理标准化建 设。基层林业单位要根据我国颁布的《档案法》的相关规定,并与基层林业单位 的发展状况相结合,建立一套完善的有关档案资料收集管理、归档要求、归档范 围、档案销毁、档案利用、档案交接和档案管理等各项规章制度,促使档案管理 工作朝着规范化、制度化方向发展。同时,要建立明确的评估机制与监督机制, 发挥制度之间的联动效应,促进各部门的相互协作与联系。2.3加大基础设施建 设力度,实现现代化的档案管理。基层林业单位应给予基础设施建设投入足够的 资金,改善档案管理库房与办公条件,购置先进的扫描仪、计算机、数码摄像机 与打印机等硬件设备,购置档案管理软件,加强微机管理,引进光盘技术与多媒 体技术[4]。多媒体技术能够对文字、图像、音频与视频进行处理,并实现交 互使用;
而光盘技术可以将文字、图像、音频与视频等资料存贮在一起,能够长 期保存,以此来实现档案管理现代化。通过应用信息技术手段,建立内容与目录 数据库,从而实现无纸化办公,提高档案管理效率。与此同时,还应建立档案资 料信息共享平台,为领导干部作出科学、正确的决策提供理论依据,促进区域林 业经济的发展。2.4提升档案管理人员的专业素养与技能水平。因为档案管理所 特定的要求与内在规律,需要任用责任心强、政治觉悟高与作风正派的同志进行 档案管理。基层林业单位要匹配数量足够的档案管理人员,还要定期组织专职与 兼职人员参与业务知识的学习与技能培训,不断强化档案管理意识,补充档案管 理的新知识,提升档案管理技能与计算机操作水平。或者邀请一批优秀的档案管 理人员实地进行指导与讲解,建立学习资源信息共享平台,培养员工主动学习与 自我提升的意识[5]。与此同时,还要加强制度化领导,将员工的绩效工资与 档案管理工作成果相挂钩,约束员工行为,实现制度化与标准化管理,切实提高 档案管理人员的专业素养。此外,建立有效的监管机制,督促员工做好日常档案 管理的基础工作,严格按照规章制度与流程对原始档案进行分类、编目、登记、 入库的整理工作,熟悉掌握《归档文件整理规则》等相关制度,工作做到有章可 循、有据可依,从而使林业档案管理工作更加规范化、有效化。
3结语 林业档案是对林业科研项目与实践活动的真实反映,是对林业发展历史的 客观记录,对推动林业发展与建设有着积极的影响作用。随着科学技术的进步与 林业工程的深入建设,对林业档案能够实现规范化与科学化管理,能够提高档案利用率,其已成为衡量一个地区林业工程项目建设与管理水平的标准之一。
作者:范文彦 王彦涛 单位:1.宁强县汉源街道办事处 2.宁强县天保办