【摘要】高校档案工作人员素质的高低会直接影响到高校档案管理工作的总体水平,本文对高校档案工作人员应具备的怎样的素质及如何提高档案工作人员的素质提出了几点体会。 【关健词】新时期 高校档案 队伍建设 素质 形象
高校档案是学校历史的真实记录,能完整、准确地反映学校的建设与发展过程,是高校行政管理工作的一个重要组成部分,也是国家档案事业的重要组成部分。高校档案质量是衡量学校管理水平的重要标准之一。随着时代的发展与科学技术的不断进步,档案工作逐步向信息载体多样化、工作方式信息化、服务方式网络化转变。这对传统的高校档案工作理念与管理方式产生了巨大的冲击,给高校档案工作带来了新的挑战与机遇,同时也对高校档案工作人员的综合素质和高校档案部门提出了更高的标准与要求。下面本人结合自己工作对高校档案工作人员在新时期如何强化素质,树立档案部门良好形象谈谈几点体会
1 高校档案工作人员要强化政治思想素质
档案工作人员的政治思想素质,是指档案工作人员的政治态度、政治品质和思想作风。高校档案工作是一项政治性与机密性很强的工作。这就要求档案工作人员要认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观,着力提升个人的价值观、人生观和世界观,在思想上、政治上、行动上跟党中央保持高度一致,在工作中自觉地坚持贯彻党和国家有关档案工作的方针、政策,严格执行《干部档案工作条例》。其次,档案工作人员要强化保密观念,提高保密意识,以高度的政治责任心、政治敏感性和严明的政治纪律性,严格执行保密制度,正确处理档案利用与档案保密的关系,严守党和国家以及学校的机密。再次,高校档案工作人员要自觉运用马克思主义辩证唯物主义与历史唯物主义的观点与方法,研究分析当前档案工作的规律与特点,与时俱进,解决档案工作中存在的各种问题。
2 高校档案工作人员要强化职业道德素质
2.1 档案工作是一项复杂细致的工作,高校档案工作人员要树立爱岗敬业精神
档案工作人员只有热爱档案工作,忠于职守,才能做好档案工作。爱岗敬业不仅是一种信念,也是一种职业道德情感。档案工作人员要从更好地为学校的建设与发展服务、更好地为广大师生服务的立脚点出发,忠实履行自己的职责,认真做好本职工作,树立并发扬任劳任怨、一丝不苟、求真务实的工作作风。这是高校档案工作人员应具备的最基本的职业素质。
2.2 档案工作是平凡清苦的工作,高校档案工作人员要强化无私奉献的精神
档案工作人员每天面对的是大量繁琐的档案收集、整理、鉴定、编目、提供使用等工作,但由于档案部门在高校职能部门中相对是边缘部门,长期处于较为封闭的工作环境中,工作业绩与成果常常被忽略或被淡化。这就要求档案人员要甘为人梯,耐得住枯燥与寂寞,在平凡清苦的工作岗位兢兢业业,默默地无私奉献。同时,高校档案工作又是一项服务性很强的工作,档案人员必须强化服务意识,想使用者之所想,急使用者之所急,热情周到地为使用者做好调卷和归卷工作,百问不厌,百查不烦,为使用者提供优质服务。
2.3 档案工作是一项非常严谨的工作,高校档案工作人员要树立实事求是的态度。
档案工作来不得半点虚假与水分,必须尽可能真实与完整。高校档案工作人员要从实际出发,对档案资料要认真核对,不能主观臆断,更不能随心所欲地编制,要本着对学校负责、对历史负责、对他人负责的态度,尊重历史,尊重事实,尊重他人,在工作中力求准确无误。
3 高校档案工作人员要强化业务素质
业务素质是指履行所从事工作职责需要的专业知识和技术实践能力。档案工作是一门管理科学,是专业性、技术性很强的工作,要实现档案的科学化、标准化、规范化管理,高校档案工作人员除了具备良好的政治思想素质和职业道德素质外,还要有精明强干的业务素质。高校档案人员只有自觉强化业务素质,培养并掌握宽广扎实的专业知识和专业技能,才能真正做好高校档案的管理与利用工作。
3.1 高校档案工作人员要具有较高的专业基础理论和专业知识
首先要理解并掌握如档案管理学、档案保护技术学和档案文献编纂学等基础知识,力求全面掌握档案的基本原理,如档案价值理论、档案分类整理理论、鉴定理论、利用理论等。其二,要努力练就过硬的业务技能,掌握档案管理过程中的各种实际操作方法及各个环节的技能技巧,科学地对档案进行收集、整理、编目、鉴定、保护和利用。第三,由于现代信息技术在档案工作中的广泛利用,高校档案工作人员还要增强运用现代科学技术进行档案管理的能力,充分利用互联网和多媒体技术拓展档案工作的空间,逐步实现档案管理的数字化与网络化。
3.2 高校档案工作人员要具有广博的学科知识
在档案载体多样化与学科多样化的新形势下,高校档案工作人员的知识结构也应为多元化发展,以适应新时期档案工作的要求。档案人员要通晓各种门类的管理理论和管理方法,加强档案专业和其他相邻专业的渗透与联合,除了掌握专业基础知识,还要有广博的社会科学和自然科学知识,如心理学、社会学等。高校档案人员要适应社会新形势的发展,树立终身学习终身教育的观念,不断更新知识,拓宽知识面,提高知识水平与层次,更好地胜任档案工作的需要。 3.3 高校档案人员要具有较强的综合能力素质
现代档案管理需要复合型的档案人才。高校档案人员在档案管理工作中要具备以下几项能力。一是要有较强的文字书写能力和较强的文字系统概括能力。这样才能把学校档案的文字汇编、大事记的编写、全宗介绍、科研汇编等材料写好。二是要有一定的管理协调能力。档案人员经常要从学校各部门收集档案资料,指导检查各部门的兼职档案人员开展工作,这要求档案人员要具备一定的管理和协调能力,才能得到学校相关部门和人员的支持,共同把档案工作做好。三是要具有创新能力。知识经济时代,创新是各项事业发展不竭的动力。档案工作要跟上时代前进的步伐,不断发展与创新。高校档案工作人员要善于观察整个社会政治、经济发展与教育改革的趋势,善于把传统的档案管理模式改造为崭新的现代化管理模式。高校档案工作人员只有不断解放思想,实事求是,与时俱进,不断汲取新技术,接受新事物,探索新途径,才能解决当前档案工作在理论上和实践上面临的各种问题,开创高校档案工作的新局面。
4 高校档案工作人员要加强宣传工作,树立档案部门的良好形象
高校档案人员要想把工作做好,除了苦练内功,提升自身素质,还要加强对档案工作的宣传,反复强调档案工作的重要性与对学校建设与发展的特殊作用,争取学校各级领导与广大师生的理解与支持,为档案工作创造良好的外部环境,从而带领全校人员共同做好档案工作。
4.1 高校档案人员要积极主动地做好与上级主管领导和上级档案部门的沟通与宣传
任何工作的顺利开展与推进,领导重视是关键。高校档案工作开展得好与坏,往往与领导的重视与支持密不可分。档案人员在日常工作埋头苦干,也一定要找机会或创造机会经常向主管领导汇报工作,及时反映工作的开展情况以及工作中遇到的困难。这样一方面提升领导对档案工作重要性的认识,另一方面也能得到领导的理解与支持,争取学校在人、财、物等各方面的投入,为做好档案工作创造极为有利的条件。同时,还要主动与上级档案部门联络,或派人上门请教,或邀请他们来做辅导。通过上级档案部门的检查与指导,进一步规范档案的管理与利用,堵塞工作中存在的漏洞,也为档案标准化检查及升级提前做好各项准备工作。
4.2 高校档案工作人员要耐心细致地做好平行部门的沟通与宣传
高校的兼职档案员分布在学校各个部门,直接负责部门形成文件材料的收集、整理、归档、信息录入等基础工作,是高校档案工作的一线工作人员。由于是兼职人员,在日常工作中难免存在“说起来重要,做起来次要,忙起来不要”的情况。所以,一方面要向平行部门的领导说明档案工作必须要全校各部门通力合作,不能仅仅靠档案部门,各部门要安排得力人员兼任档案员,并保证其对工作时间的投入。另一方面,也要对兼职档案员提出明确的工作要求,建立合理的激励机制。做好平行部门的沟通与协调,高校档案基础工作质量就有了保证。
4.3 高校档案工作人员要虚心坦诚地面向广大师生做好沟通与宣传
高校的档案工作关系到全体师生,如教师干部有人事档案,学生有学生档案,广大师生既是档案事实的缔造者,也是档案利用的受益者,但档案的作用与重要性并不为每个师生所知晓。要改变档案工作一直以来默默无闻甚至“不知所为”的形象,高校档案人员就要从办公室的纸堆中走出来,深入到广大师生中去,开展各种宣传与讲座,普及档案知识,树立档案部门的良好形象,在学校营造良好的档案工作氛围。
总之,在新的历史时期,高校档案工作人员要适应形势,不断提升自身的各方面素质,树立档案部门的良好形象,努力提高工作质量与效率,从而更好地为学校的教学、科研与管理工作服务。
参考文献
[1] 郑奇茹.浅淡新时期高校档案队伍建设[J].科技情报开发与经济.2008(19).
[2] 谭伟贞.论档案队伍建设[J].兰台世界.2009(5).