论文关键词:档案管理 信息资源 信息化
论文摘要:新时期档案的管理与利用工作出现了一些新的问题?主要表现在:国家档案信息资源结构没有体现时代和地方特征?需不断加以优化?国家档案信息资源相对分散保存?不能实现共享?档案信息化建设任务艰巨?档案信息资源的开发利用工作力度不够等。针对这些问题?就要不断改善国家档案资源结构?对国家档案资源进行有效整合?切实加强档案信息化建设?努力实现档案资源的社会共享。
档案的管理与利用工作是档案工作的基本功能。在全面建设小康社会?加快推进社会主义现代化建设的新的发展阶段?档案的管理与利用工作也要遵循新思路?寻求新突破?不断开创新局面?以适应改革开放和现代化建设对档案工作越来越高的要求。同时?也应该看到?在新的历史时期?随着中国政治、经济形势的变化?档案工作面临着全新的机遇和挑战?档案管理与利用工作是做好新时期档案工作的关键。
一、新时期档案工作中存在的主要问题
1.国家档案信息资源结构没有体现时代和地方特征?需不断加以优化
目前?在国家综合档案馆保存的档案中?存在着结构不够合理的问题。在档案的来源上?一般仅有本行政区域一级机构的档案?二、三级机构的档案甚少?而且难以反映我国社会结构转型、经济体制转轨以来公有制为主体、多种经济成份并存的立档单位性质多元化的状况。漂河市5家国家综合档案馆保管着61 0个全宗的档案?其中一级机构全宗数为34 7个?二级机构全宗数为173个?89个二级机构全宗在市档案馆?县区档案馆二级全宗数量少?有的县档案馆甚至没有保管二级机构的档案。来源的单一性决定了馆藏档案不能全面客观地反映漂河市新时期社会政治经济全貌。二是在档案的内容上?记载国家机关、社会团体职能活动方面的档案多?与人民群众联系密切的档案内容少;反映宏观管理方面的档案居多?体现地方优势的各类特色档案少。漂河市国家综合档案馆的档案多来自于党政机关?其内容也主要是反映国家机关、社会团体职能活动?近年来?虽然在地方特色档案建设上下了功夫?但全市保存的地方特色档案只有65种?还不能真实地全面地反映出漂河地方特色。三是在档案的门类上?文书档案居多?专门、科技、声像、电子等门类档案的数量少。全市国家综合档案馆文书档案151099卷(件)?专门档案45678卷(件)?科技档案1565卷(张)?声像档案36687张(盘)?目前馆藏档案还以文书档案为主。四是在档案的制成材料和记录的手段上?书写或打印的纸质档案居多?照片、录音、录像、电子等新型载体档案少。派河市国家综合档案馆照片、录音、录像、电子档案共有39206张(盒、盘)?占全部馆藏量的15%。
2.国家档案信息资源相对分散保存?不能实现共享
随着社会转型、经济转制?形成国家档案资源的主体呈现出利益的多元化格局?国家档案资源的归属与流向?特别是国家综合档案馆作为对国家和社会有保存价值的档案的最终流向的地位受到了挑战。国家档案资源分散保存趋势越来越明显?表现在以下几个方面:一是实行垂直领导的部门按照规定不再向当地综合档案馆移交档案?如工商、税务、商检、银行等部门的档案已经国家档案局同意不再向综合档案馆移交;二是具有保密性质的专业档案不向综合档案馆移交?如公安局、法院、检察院的档案?因具有一定的机密性?按照规定不向综合档案馆移交;三是综合档案馆对专业档案的接收征集工作力度不够。一方面是由于综合档案馆长期以来对专业档案接收工作不够重视;另一方面形成专门档案的部门受利益驱使?不愿意将重要的专业档案向综合档案馆移交;档案行政管理部门也没有从严执法;四是国家综合档案馆以外的档案馆数量呈现出增长之势。除了专业档案馆外?企业、事业单位及村级档案馆的数量越来越多?这些档案馆的档案原则上不向综合档案馆移交。以漂河市为例?市直80多个单位已有30多个单位按照不同的规定可以不向国家档案馆移交档案?建行、中行等还投资建起档案信息中心?这就使国家档案信息资源呈现出分散保存的趋势。国家档案资源分散保存的结果必定使国家综合档案馆的馆藏缺乏综合性和显著的地方特色?而这样势必会影响到综合档案馆功能的发挥。
3.档案信息化建设任务艰巨?困难重重
由于种种原因?在国民经济和社会信息化的宏观背景下?档案管理部门却没有及时顺应信息时代发展的需要?很好地解决思想认识、人才、经费等方面存在的问题。在信息化建设上往往表现为思想上不够重视?认识上不够到位?方向上不够明确?投人上不够充足?档案信息化建设举步维艰。加之档案信息化本身就是一项浩大的工程?对综合档案馆而言?档案信息化任务艰巨?如果没有人才与经费的保证?档案信息化会永远是档案部门一个遥不可及的梦想。漂河市档案馆较早开展了档案目录数据库与全文数据库的建立?取得了阶段性的成果?但档案信息化是个庞大的系统工作?还需要付出艰辛的劳动?市档案馆在档案信息化方面还存在着一些突出的问题。县区综合档案馆的信息化建设不容乐观?在经费与信息化人才上都存在着不可忽视的问题。
4.档案信息资源的开发利用工作力度不够?还没有真正实现档案信息资源的社会共享
大力加强档案信息资源的开发与利用?是党和国家对档案事业发展的基本要求?是档案事业适应时代发展的必然选择?是档案事业在新时期实现健康持续发展的必由之路。课河市的档案信息资源的开发工作取得了一些成绩?但随着漂河各项事业对档案信息需求的日益迫切和国家信息化发展的新形势?档案信息资源的开发利用还存在一些问题?档案信息资源的社会化服务水平不够高?档案信息开发利用的手段还比较落后?还没有真正实现档案信息资源的社会共享。档案利用主要依靠手工查找?数字档案信息还没有在档案利用中发挥出举足轻重的作用。 二、做好新时期档案管理与利用工作的对策
1.不断改善国家档案资源结构
档案部门要结合新时期经济社会发展的特点?注重对国家档案资源中丰富的经济、科技等档案信息资源的开发利用?为领导决策、经济发展和知识创新提供参考;不断开发利用文化、教育等方面的档案信息资源?促进先进文化建设;充分开发档案信息资源中与人民群众息息相关的档案信息资源?维护最广大人民群众的根本利益。同时?彻底改变计划经济体制下形成的档案工作模式?不断开阔视野?拓展档案工作领域?加强对新建领域建档工作的监管力度。此外?国家档案资源建设的重心要放在围绕中心服务大局的需要上。比如?政府职能正在转向经济调节、市场监管、社会管理和公共事务上来?档案行政管理部门不仅要做好馆、室藏档案存量档案资源建设?而且要加强正在形成中的重大社会活动档案、重点建设工程档案、重要科研项目档案、企业信用档案、社区建设档案等增量档案资源的建设。只有这样?国家档案资源结构才会得到不断改善?才会充分体现地方特征和时代特征。只要以各级国家综合档案馆、各级强类档案室和其他档案所有者为依托?充分利用法制、行政手段?发挥档案馆职能?坚持丰富档案资源与促进档案资源开发利用同步发展?我国的国家档案资源建设必将大有作为。
2.对国家档案资源进行有效整合
国家档案资源的整合?不仅指一般意义上的档案接收、征集?而且主要是指在我国档案工作“统一领导?分级管理”的体制下?对国家和社会档案资源的有效配置?以适应经济全球化时代增强区域综合竞争力需要的一项社会系统工程。对档案资源进行整合就是要突破其来源的限制?充分集聚各种档案资源的特殊优势?最终实现区域范围内档案资源的高度系统性要求。综合档案馆作为各级党委和政府直属的文化事业机构?要最大限度地集聚国家档案信息资源?为综合档案馆发挥全方位的辐射作用、拓展社会服务功能存储充足的能量。首先接收时间要提前?对在三个文明建设中有较大现实利用价值的档案?要提前接收进馆;其次?接收范围要扩大?要加强对与人民群众联系密切的档案的收集?使馆藏档案更加贴近社会需要;三是开展档案寄存服务工作。与新经济组织兴起和各类破产情况的出现及个人寄存档案社会需求日益增长的形势相适应?综合档案馆可开展面向社会的档案寄存服务?使其中对国家和社会有重要价值的档案得以妥善保管;四是建立以综合档案馆为基地的区域性档案目录中心。建立包括区县级以上机关和各级各类档案馆在内的区域性档案目录中心?对区域性档案资源实行集中的信息管理?既能缓解档案实体分级分专业管理与社会利用之间的矛盾?又能为依法监控国家档案资源的流向与有效整合档案资源提供必要的条件;五是开展现行文件阅览服务。将加人WTO后经清理依然有效的政策性、法规性现行文件接收进馆?开展现行文件阅览服务。
3.切实加强档案信息化建设
档案管理部门应该顺应信息时代发展的需要?以档案信息化建设为契机?积极应用现代信息技术进行档案管理现代化的探索与实践?应用数字化技术手段与网络工具提高开发档案资源的能力与水平?认真分析信息化建设对传统档案管理模式造成的冲击?充分认识信息化建设所引发的档案工作理论与工作方法的突破与变革;应以档案信息化建设积极推动档案工作的变革?在不断采用现代信息技术装备档案部门、不断提高档案管理与利用现代化水平的同时?以自己独特的利用服务方式?为社会提供一种全新的传播、交流档案信息的方式与高质量的档案信息产品?使档案工作更好地为社会发展服务?不断满足社会对档案信息的需求。目前?电子政务建设是国家信息化建设的重点工作?从信息化建设的实际需要看?电子文件归档?信息库建设?电子档案的接收等?都应纳人电子政务系统。信息化必将对档案管理与利用工作产生深远的影响。