浅谈煤炭体制的档案管理
浅谈煤炭体制的档案管理 1依法管理档案 档案部门应经常的宣传《档案法》，增强各类人员依法管理档案意识，使 他们关心和支持档案工作，建立统一管理档案的规章制度，同时要对制度实行严 格的考核，做到奖罚分明。建立业务规范，形成机关档案管理整体机制。除统一 的制度外，还必须确立各项业务标准，诸如档案制成材料的规格，文字符号、分 类、组卷、装订、编目等标准，使各项工作按统一的标准进行。要建立相应的机 构，实行综合管理，必须设立综合性的档案室，它既是机关的职能部门，又是管 好档案的实体部门使档案更好的为我国的现代化建设服。要转变观念，一是要排 除档案员“看堆”的旧观念，真正树立起为机关和基层服务的新观念，我们所处的 时代是信息时代，特别是过去的“信息”―――档案，常常会给我们目前的工作提 供难以想象的参考价值。二是要改变以党政工团的文书档案为主体的旧观念，树 立以科技档案为主体的发展生产力提高经济效益的新观念。三是转变坐等归档为 主动超前归档，变守门待客的被动利用为送出去、请进来的主动服务。四是变经 验管理模式为实行全面质量管理、目标管理、系统工程和ABC等科学管理方法， 推动档案工作全面发展。2摆正关系，解决好文书处理、科技文件形成与积累和档案管理的关系 档案是文件材料转化来的，文件材料收集不全就没有完整的档案。做好文 书档案工作和科技文件的管理工作是做好档案工作的前提条件。因此档案工作部 门要与技术部门、文书部门加强联系，切实做好文件材料的形成和管理，做到手 续齐全、归档完整。一是建立机关档案管理网络，机关下辖的单位较多，档案难 于全部集中，故应按层次分别管理，建立档案分室，组成档案管理网络。二是摆 正档案工作的位置，为科技工作提供依据，为领导提供信息，做好技术后勤服务 工作。三是档案部门要担负起对文件材料图纸资料形成、积累、整理、归档的监 督指导作用。积极开发档案信息资源。全面开发的关键是档案人员要全面熟悉档 案内容，并了解各方面对档案信息的需求，掌握档案利用特点，充分发挥档案的 潜在功能。
3建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务 随着档案馆（室）内部局域网的建立，企业档案部门应利用单位的网站制 作自己的网页，积极组织证据和信息，使档案管理服务系统联上单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。操作者要以网站为基础，进一步 加快档案信息资源库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站实现电子文 件的实时管理与利用，实现可公开档案信息资源共享。一是开展在线服务，积极 改变被动的、手工式的档案提供方式，采取主动地、现代化的档案服务方式。企 业档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服 务方式，让利用者与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息 交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。
二是实现信息资源共享。档案服务要创新，必须和各煤炭企业建立一个完整的档 案信息系统，实体化管理，充分发挥整体优势。三是采用建立联合形式，实现资 源共享，使各煤炭企业充分挖掘资力，实现档案资源互补，提高各煤炭企业档案 馆藏利用率，避免不必要的重复和浪费，更好地满足煤炭企业多方面的需要。
4创新煤炭企业档案服务 当下各煤炭企业提供利用的档案，不仅有文书档案，也有科技档案、专业 档案、声像档案、实物档案等，以及从档案原件中提炼、加工出来的档案信息， 形式要求转变传统的服务方式。企业在生产经营过程中产生了大量电子文件，档 案室不仅要接收和管理传统的纸质档案资料，而且还要接收和管理电子形式的档 案以及多种新型载体的档案，这种趋势已越来越明显，在我国，由于很多地方煤 炭企业所处的环境较为偏僻，没有足够的条件很好地保护和管理这些档案，常常 造成许多资料的流失和缺损，这使得企业在无形中流失了一笔宝贵的财富。从服 务方式上看，除要求提供档案原件进行摘抄外，还要求提供不同载体档案的修复、 保护、复制服务。由于信息的多样化，传统的摘抄不能满足需要，这些新情况新 问题迫切需要广大档案工作者既要在思想上高度重视，又要在行动上主动探索， 更要在实践上积极创新，打破常规，创新管理和服务机制。把档案工作列入单位 工作计划之中，在年初制定工作计划时，有档案工作相关条款，至少每年领导集 体研究一次档案工作，及时解决档案工作中的具体问题和实际困难，为档案工作 的顺利开展创造良好的环境。
本文作者：王 鹤 工作单位：黑龙江省煤矿设计院