会计电算化的重要性【会计电算化环境下会计档案管理工作的重要性试论】

会计电算化环境下会计档案管理工作的重要性试论

会计电算化环境下会计档案管理工作的重要性试论 会计电算化环境下会计档案管理工作的重要性试论 一、会计档案的作用 1.会计档案直接影响经济工作 从宏观来说,国家利用各企事业单位、各机关的会计档案反映的数据逐级 汇总,可以考核国民经济各部门有关计划和预算的执行情况,从而制订更适应国 家经济建设的计划和决策;从微观来说,各企事业、机关单位利用会计档案提供 的原始数据,科学地预测未来,制订最优化的管理方案,以最低的成本获取最大 的经济效益。

2.会计档案保护国家利益不受侵犯 改革开放给经济建设带来了生机和活力。但由于原有法律法规还不完善, 一些单位和个人利用政策上的漏洞,巧立名目,随意提高开支,铺张浪费,使国 家财政收入大大流失。而会计档案将这些违反国家财经法纪的情况真实地记录下 来,及时发现问题,阻止腐败的产生、蔓延,打击经济领域的不法行为,解决经 济纠纷,从而确保国家的经济利益。

二、电算化下会计档案管理的内容 电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作,单位必须加强对会计档 案管理工作的领导,建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理 制度,并由专人负责管理,对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防 尘工作,重要会计档案应准备双份,存放在两个不同的地点,采用磁性介质保存 会计档案,要定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质损坏,而使会计 档案丢失,通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件 的全套文档资料,以及会计软件程序,视同会计档案保管,保管期截止该软件停 止使用或有重大更改之后的五年。

三、电算化下会计档案管理存在的一些问题 1.会计档案载体电算化会计虽已实施,但因为实施时间不长,财会人员和单位领导对会计 电算档案的组成内容不甚了解,缺乏管理会计档案的经验,很多单位只是将打印 出的纸质档案存档,而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档 保存,从而影响会计档案的完整性。

2.会计载体本身性质带来的问题 电算化会计档案需在一定的系统内才可视,因此目前许多企业因为没有将 会计软件的版式及软件系统很好地保存,导致在电算化软件升级后,不同版本下 的会计数据不能被调用,《会计档案管理办法》第十二条规定:采用计算机进行 会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案,并对保存期限作了规定,但目前 由于一些单位受条件限制,没有配备激光打印机或喷墨打印机,还在使用老的针 式打印机,致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限,没有按照国 家档案局规定的库房管理制度标准,建立专门的电算化会计档案保护制度,未选 择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份,未实行备用盘与存储盘分离存放, 导致电子数据因此损坏或丢失。

3.会计档案管理制度不完善 由于电算化会计档案更易在不知不觉的情况下被修改,因此在没有及时修 订单位的会计档案管理制度,没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下, 会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。

4.缺乏必要的计算机维护、网络安全人才 众所周知,电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专 业的问题,但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的软件设施建设。

提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库;配备具有高清 晰度打印能力的激光或喷墨打印机,以它们作为输出纸质会计档案的工具:选用 功能符合本单位实际业务的电算化培训,然后就去操作系统,在一定层面上而言, 会计人员仅学会了操作,而管理与维护对他们而言就非常陌生,由此导致的结果 与损失也非同小可。

四、如何改善电算化下的会计档案管理 1.完善会计软件最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件;强化系统的安全防护功能, 如有联网,注意进行定期的补丁维护,避免因电脑安全或网络安全,导致会计档 案泄密或被人为恶意修改。

2.完善电算化下会计档案管理各项制度 (1)建立电算化会计档案的归档制度。会计电算化系统开发和使用的全套 文档资料及软件程序,都应视同会计档案保管;会计数据在未打印成书面形式输 出之前,应妥善保管并保留副本,记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款 日记账应打印输出,并按照有关税务、审计等管理部门的要求,及时打印输出有 关账簿、报表。

(2)建立电算化会计档案的保管制度。根据国家档案局的标准,建立电算 化会计档案保管制度:选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份,备用盘与储 存盘分离存放;
做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作,按分类和一定顺序对数据 磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号,标明时间和文件内容,制作档案管 理文件卡片。

(3)建立严格的借用手续制度。查阅会计档案,需经财务部门负责人批准, 按照档案管理的有关规定,办理借阅手续,外单位查阅本部门会计档案,要有单 位介绍信,并经主管领导、财务部门负责人批准。

(4)建立电算化档案定期备份制度。电算会计档案应定期将会计数据备份 到磁性介质,并设立备查登记簿,提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信 息;
同时由于磁性介质的特殊性,管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检 查、复制,以防止会计信息损坏。

3.提高会计部门人员素质,完善人员配置结构 会计系统是由人来操作的,一个系统是否安全,不但取决于系统本身,更 应该注意操作使用人员的素质,未经有效的业务训练和不具备良好职业道德的员 工本身,对系统的安全是一种威胁要提高会计人员计算机业务素质,必须大力加 强人才培训的力度。各单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知 识,培养复合型人才,为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。对会计 人员、系统维护人员、系统管理人员,应按不同内容、不同要求进行培训。对系 统维护人员,应尽量用计算机专业人员,毕竟,计算机系统维护是一项专业性很强的工作,对这些计算机专业人员只要简单的会计培训,就可以收到良好的效果。