【摘要】档案的管理是一种社会现象,它以一定的物质形式存在,其中值得留念的一部分需要我们永久保存下去,为子孙后代造福。随着我国高等教育事业的发展和教育教学改革的深化,医学院校档案管理的重要性及独特性也逐渐显现出来。本文就如何做好医学院校档案管理工作,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,以及医学院校档案管理工作中存在的问题作一剖析,并提出相应的解决措施。 【关键词】档案管理工作 医学院校 教育事业 科学规范
档案,是国家不可再生的资源。是党和国家宝贵的文化财富,也是党和国家不断成长壮大的基础。联合国教科文组织将档案列为“人类文化遗产名录”、“人类记忆工程”等等。同时档案也是一种社会现象,它以一定的物质形式存在,其中值得留念一部分需要我们永久保存下去,为子孙后代造福,不需要的要及时销毁。当然,档案还具有知识储备功能,是后人进行传承和借鉴的重要基础——“今人赖之以知古,后人赖之以知今”。
1 医学院校档案管理的重要性
随着我国高等教育事业的发展和教育教学改革的深化,借鉴国外高等院校的成功经验,研究其历经百年,屡经战火及其他意外事件的考验却能不断丰富档案内容及形式从中体现出档案管理工作的重要性。医学院校作为高等学校重要的组成部分,为我国培养了大量的医学研究及实践工作者,在人类历史上也写下了浓墨重彩的一笔。同时医学院校与其他高等院校相比又有着极大的不同,所以医学院校档案管理的重要性及差别性也逐渐显现出来。
具体来说,医学院校教学档案是指临床教师在从事教学管理和教学实践活动中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、音像、病例、电子载体材料等不同形式的历史记录。医学院校的档案资料对于学校来说,如同一面镜子,它详细真实地反映了一所医学院校从建校初期到逐步发展的整个历史过程,它能完整、准确、真实地反映学校的全部面貌,直接为学生的教学活动服务,是医学院校进行教学改革、提高教学质量的可靠依据,也是进行教学科研的必要条件,更是医学院校进行教学评估工作的基础和依据。从另一方面说医学院校的档案始终是以人类的生存及健康联系在一起的。
2 档案管理存在的问题
在医学院校档案管理工作的认识上很多人存在一个误区,那就是档案管理工作的混乱,对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。具体体现在以下几个方面:
2.1 人的方面
学院的管理者对档案管理的不重视;再者,从事档案管理工作的人员缺乏对档案管理的学习及实践,档案管理工作是枯燥的,面对着堆积如山的档案,年轻教师缺乏足够的耐心而年纪较大的教师又无更多的精力。
2.2 物的方面
学校对于档案管理工作的投入较小,现在的档案管理已突破了过去的概念,不是一个个简单的铁架子就能装的下所有的档案,各种新型的档案格式及样式,诸如电子制档案,卡片制档案,芯片式档案等大量的存在。
2.3 档案管理工作中的实际情况方面
档案管理实际就是保存有价值的抛弃无价值的,俗话说的好“档案贵在活,而重在于用”。在实践中,大量有价值的档案被丢弃在偏僻的角落而无价值的档案却堆积如山,做好档案的分理工作尤其重要。
2.4 其他方面
档案保管工作中的许多问题还有待解决。比如:纸张老化、字迹退色模糊,医疗档案纸张变黄,发脆,老化变质,有的到了不能再用的程度。其中档案虫害也十分猖獗等等。这些问题都是我们需要急切解决的,加强医学档案的保管工作中,无论是对于现在还是将来的档案管理事业,都是一件长期重要的医学工作。
3 如何做好医学院档案管理工作
做好学校的档案管理工作,这是一个医学院校发展的需要,也是每个高等院校管理工作中的一部分,更是维护一所医学院校演变历程的真实面貌。通过对医学院校档案的查找和利用,可以清楚地看到学校在医学史上的历史的足迹,看到在各个时期我们所取得的种种医学实验成绩和荣誉;同时,也可以从中发现不足,以便总结经验教训,更好地做好医疗实验工作。完整的档案资料还可以为社会、为广大教职工以及医学生提供便利的服务。 那么我们又该怎样做好医学院校的档案管理工作呢?
人的方面,解决方案可以通过研究及讨论,增强管理者对档案管理工作的重视,将档案管理工作与教学放在同一高度抓。在年轻教师进入档案管理的工作之前进行岗前教育及培训,通过考试的方可工作,并制定严格的规章制度规范教师的行为,对工作不重视及不认真的教师进行处罚。对于长期从事档案管理工作的老教师,要对新教师进行辅导及教育,将工作中成熟经验传授给新教师,做到老带青,旧带新的良好传承。
此外,还要加强学校档案的基础管理。档案工作人员除了在本校医学档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外,还应着重做好医学档案的编目、检索、编研等工作,编制较适用的医学检索工具,建立健全医学检索体系和医疗档案文件汇编等参考资料,及时、系统、完整地提供、满足医学档案利用工作的需要。在此基础上加强对医疗档案的保管工作,随时准备为利用者提供所急需的医学档案。重要、珍贵的医学档案要备有微缩或复制件,以代替档案原件提供利用。同时加强档案库房设施建设,减少外界条件对档案造成的损害。在管理好档案的基础上,医学档案管理工作也要适应社会需求的变化,寻求更为有效的医学服务新途径,以提高医学档案利用的质量和水平,把“死”医档案变成“活”医档案,更好地发挥其档案的作用,在创造社会效益的同时,促进医学档案事业的发展。
综上所述,医学院校的档案管理工作是一门学问。 科学规范的医学档案管理只有坚持与时俱进,才能适应新教育形势的需要,开创医学档案管理工作的新局面。做好医学档案的开发和利用工作,不但可以实现高等院校特别是医学院校档案管理工作的自身价值,而且可以为医疗经济发展和社会医学进步做出应有的贡献。
展望未来,机遇和挑战共存,这就要求我们必须把医学院校档案工作提高到历史的、战略的、基础的高度来认识。给予高度重视,积极做好档案工作。作为一名医学院校的档案工作者我们要把封闭保守的观念转换成为积极创新的观念;把被动利用医学档案资料的观念,转换成有目的地主动开发医学档案工作者的工作方式、思维方式和行为方式,这是深化医学院校档案工作的前提条件。其次,我们还应充分认识高校体制下档案管理工作的新特点,探索医学院校档案管理的新模式。
参考文献
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